Werkbon voorbeeld: gratis sjabloon in PDF, Word en Excel
Zoekt u een werkbon voorbeeld dat u direct kunt gebruiken? Hieronder downloadt u gratis ons werkbon-sjabloon in drie formaten: als PDF om te printen, als Word-bestand om uw eigen logo en gegevens toe te voegen, en als Excel-bestand dat uren en materialen automatisch optelt. Daarnaast leest u wat er op een goede werkbon hoort te staan en wanneer een digitale werkbon slimmer is dan papier.
Download het gratis werkbon voorbeeld
Alle drie de versies zijn hetzelfde sjabloon: één A4, vrij te gebruiken voor uw bedrijf, zonder registratie.
- ➜ Werkbon voorbeeld (PDF) — printen en met de hand invullen op locatie.
- ➜ Werkbon voorbeeld (Word) — uw bedrijfsnaam, logo en KvK-nummer invullen en opslaan als eigen sjabloon.
- ➜ Werkbon voorbeeld (Excel) — rekent gewerkte uren en materiaalkosten automatisch uit.
Klik op de afbeelding om het voorbeeld als PDF te openen.
Wat moet er op een werkbon staan?
Een werkbon is geen wettelijk verplicht document, maar wel uw bewijs richting de klant en de onderbouwing van uw factuur. Een complete werkbon bevat in elk geval:
- Uw bedrijfsgegevens: naam, adres, telefoonnummer en KvK-nummer.
- Werkbonnummer en datum: zodat de bon terug te vinden is bij de factuur en in uw administratie.
- Klant en werkadres: opdrachtgever, contactpersoon en het adres waar het werk is uitgevoerd.
- Omschrijving van de werkzaamheden: wat is er gedaan, wat is de oorzaak en wat is de oplossing.
- Gewerkte uren per medewerker: aankomst, vertrek en eventueel reistijd.
- Gebruikte materialen: omschrijving, aantal en prijs, zodat niets vergeten wordt op de factuur.
- Meerwerk: apart vermeld en door de klant geaccordeerd. Dit is de post waar in de praktijk de meeste marge verdwijnt.
- Handtekening van klant en monteur: het bewijs dat het werk naar tevredenheid is uitgevoerd.
Zo gebruikt u het sjabloon
PDF: print een stapel en leg ze in de bus. Vul de bon in bij de klant, laat tekenen en verwerk hem later op kantoor.
Word: vervang de grijze tekst bovenaan door uw eigen bedrijfsgegevens en voeg eventueel uw logo toe. Sla het bestand op als sjabloon, zodat u elke keer met een schone bon begint.
Excel: vul van- en tot-tijden in en het aantal uren wordt automatisch berekend; bij materialen vermenigvuldigt het sjabloon aantal en prijs. De totalen kunt u direct overnemen op de factuur.
Zelf een werkbon maken: vijf tips
- Houd de bon op één pagina. Alles wat op pagina twee staat, wordt niet ingevuld.
- Nummer de bonnen doorlopend. Zo ziet u meteen of er een bon ontbreekt en koppelt u bon en factuur foutloos.
- Maak meerwerk een vast vak. Een leeg vak “Meerwerk” dwingt de monteur om erover na te denken vóór hij vertrekt.
- Laat altijd tekenen. Ook bij vaste klanten. Een handtekening voorkomt discussie achteraf.
- Verwerk bonnen dezelfde week. Hoe langer een bon in de bus ligt, hoe groter de kans dat uren en materialen vergeten worden.
De beperkingen van een papieren of Excel-werkbon
Een sjabloon lost het invullen op, niet het verwerken. Papieren bonnen raken kwijt, worden onleesbaar of komen pas aan het eind van de week binnen. Daarna moet iemand op kantoor alles overtypen in de planning en de facturatie, met alle fouten van dien. Foto’s van de situatie staan op de telefoon van de monteur en niet bij de klant in het dossier, en de klant heeft zelf geen kopie tot de factuur komt.
Wanneer is een digitale werkbon slimmer?
Vuistregel: zodra u meer dan één medewerker buiten heeft of meer dan tien bonnen per week verwerkt. Met de digitale werkbon in Najavo vult de monteur de bon in op zijn telefoon, met foto’s, materialen uit de artikellijst en de handtekening van de klant op het scherm. De bon staat direct op kantoor, de klant krijgt automatisch een kopie en de factuur maakt u met één klik. Het werkt in de browser van elke telefoon, zonder appstore. Bereken wat het kost — de module Werkbonnen kost € 9,00 per gebruiker per maand, maandelijks opzegbaar.
Meest gestelde vragen
Is een werkbon verplicht?
Nee. Er is geen wet die een werkbon voorschrijft. Wel bent u verplicht uw administratie zeven jaar te bewaren, en de werkbon is de onderbouwing van uw factuur. Bij meerwerk of garantie is een getekende werkbon uw bewijs.
Wat is het verschil tussen een werkbon en een factuur?
De werkbon legt vast wát er is gedaan (uren, materialen, meerwerk) en wordt door de klant getekend. De factuur is het betaalverzoek dat u op basis van de werkbon opstelt. Een goede werkbon maakt de factuur controleerbaar.
Moet de klant de werkbon tekenen?
Het is niet verplicht, maar wel verstandig. Met een handtekening bevestigt de klant dat het werk is uitgevoerd en dat het meerwerk akkoord is. Bij een digitale werkbon tekent de klant op het scherm van de monteur.
Kan ik het sjabloon aanpassen aan mijn branche?
Ja. Het Word- en Excel-sjabloon zijn vrij te bewerken. Voeg bijvoorbeeld een regel voor kenteken en kilometers toe, een vak voor de gemeten waarden bij een keuring, of een checklist voor oplevering.
Liever nooit meer een werkbon overtypen?
Vraag een gratis demo aan en zie in 30 minuten hoe de digitale werkbon van Najavo werkt, van invullen op locatie tot factuur.