Werkbon app voor servicebedrijven: digitale werkbonnen zonder papier
De digitale werkbonnen app van Najavo vervangt uw papieren bonnen volledig. Werkt u nog met papieren werkbonnen?
Dan weet u hoe het gaat: bonnen die kwijtraken, onleesbaar handschrift, uren die ’s avonds pas worden ingeleverd.
Met de digitale werkbon app van Najavo digitaliseert u dit proces volledig. Uw monteurs werken via de app,
uw binnendienst ziet alles realtime en factureren kan zodra de klus klaar is.
Hoe werkt de digitale werkbon app?
Binnen een werkbon kunt u onder andere:
Werkbonnen aanmaken, dupliceren en inplannen via het drag-en-drop-planbord; de monteur krijgt direct een melding
Monteur ziet klantgegevens, adres, werkomschrijving, objecten en projectbijlagen op zijn telefoon
Tijd, pauze en reistijd registreren met start/stop of handmatig, met GPS-locatie
Materialen uit de productendatabase, foto’s per onderdeel, keuringen en inspectielijsten
Klant tekent op het scherm; de ondertekende bon gaat als pdf naar de klant
Afgeronde bonnen worden met één klik facturen of onderaannemersbonnen — geen overtypwerk
Werkbontypes met eigen statusverloop, uurtarief, reiskostenbanden en verplichte velden
Planning ook in Outlook, Google Agenda of op de telefoon via een agenda-abonnement
Voor wie is dit?
De werkbonnen-module is ideaal voor installatiebedrijven, loodgieters, schilders, dakdekkers, glazenwassers en andere buitendienstbedrijven met 2 tot 50 medewerkers. Zowel bedrijven die nu nog volledig op papier werken als bedrijven die hun huidige systeem willen vervangen.
Wat levert het op?
Met de digitale werkbon app bespaart u gemiddeld uren per week op administratie. Elke bon staat direct in het systeem, zonder app-store of updates op de telefoon. Facturatie gaat sneller omdat de gegevens al in het systeem zitten. En uw monteurs hoeven ’s avonds niet meer langs kantoor, alles staat al digitaal verwerkt.
Vraag een gratis demo aan en zie in dertig minuten hoe deze module in uw bedrijf werkt.
Digitale werkbonnen vs. papieren werkbonnen
Veel bedrijven twijfelen of de overstap van papier naar digitaal de moeite waard is. De praktijk spreekt voor zich:
| Papieren werkbonnen | Digitale werkbonnen | |
|---|---|---|
| Bon kwijt? | Regelmatig | Nooit |
| Factuur versturen | Pas na verwerking op kantoor | Dezelfde dag |
| Klanthandtekening | Papier meenemen | Digitaal op de telefoon |
| Inzicht in planning | Bellen of app | Realtime op het planbord |
| Urenregistratie | Handmatig invoeren | Automatisch via de app |
| Terugvinden van bonnen | Archief doorspitten | Zoeken op naam of datum |
De overstap naar een digitale werkbon app bespaart servicebedrijven al snel enkele uren administratie per week. Uren die nu besteed worden aan het overtikken van papieren bonnen, het nabellen van monteurs en het zoeken naar verloren bonnen.
Werkbonnen digitaliseren per branche
De werkbonnen-module van Najavo is ingericht voor bedrijven met een buitendienst. Dit zijn de sectoren waar onze klanten actief in zijn:
Installatiebedrijven Installateurs werken dagelijks met complexe werkbonnen: materiaallijsten, installatietekeningen, keuringsrapporten. Najavo laat monteurs alles digitaal vastleggen op locatie. Foto’s van de installatie, gebruikte materialen en de handtekening van de klant staan direct in het systeem.
Loodgieters Een loodgieter heeft geen tijd om ’s avonds bonnen in te typen. Met de digitale werkbon app vult de monteur alles in terwijl hij nog bij de klant staat. De binnendienst ziet het direct en kan meteen factureren.
Schilders en afwerkers Schildersbedrijven werken vaak met meerdere medewerkers op verschillende locaties tegelijk. Het Najavo planbord geeft de binnendienst realtime inzicht in wie waar is en hoe ver een klus gevorderd is.
Dakdekkers Dakdekkers leggen veelal vast welke materialen zijn gebruikt en welk oppervlak is behandeld. Dit kan direct in de digitale werkbon worden ingevoerd, inclusief foto’s van voor en na.
Glazenwassers en schoonmaakbedrijven Terugkerend onderhoud legt u eenmalig vast op het project; de beurt meldt zichzelf aan op het planbord en wordt handmatig, in bulk of door de AI-poortwachter ingepland.
Boekhouding ingebouwd, koppeling optioneel
Een digitale werkbon heeft pas écht waarde als de gegevens niet opnieuw ingevoerd hoeven te worden. Najavo heeft een volledige boekhouding ingebouwd. Werkt uw accountant liever in e-Boekhouden? Dan zet u verzonden facturen met één klik als batch door, inclusief relaties en btw-codes. Voor elk ander pakket of voor een controle exporteert u de administratie als XAF-auditfile of als Excel-overzicht van alle journaalposten.
Geen dubbel invoerwerk. Geen fouten door overtypen. Facturatie gaat sneller doordat alles al in het systeem staat zodra de monteur de bon afsluit.
Andere modules
Producten
Houd grip op uw materialen, gebruik ze
in werkbonnen, offertes en facturen.
Wallboard
Toon uw planning overzichtelijk op een scherm voor het hele team.
Onderaannemers
Registreer automatisch de uren en modelovereenkomsten van externe krachten.
Bedrijven
overzichtelijk op één centrale plek.
Implementatie die werkt in de praktijk
Na de demo gaan we graag in gesprek om de huidige werkwijze goed in kaart te brengen. Op basis daarvan kijken we waar het beter en efficiënter kan en hoe we dit kunnen vertalen in Najavo.
We houden rekening met hoe u nu werkt, maar sturen ook op verbeteringen waar dat nodig is. Dat vraagt soms flexibiliteit, maar levert uiteindelijk meer overzicht en tijdswinst op.
Wat u kunt verwachten:
Advies en inrichting op maat in Najavo
Training van medewerkers op locatie of online
Ondersteuning na livegang voor vragen en optimalisatie
Alles op locatie geregeld met de werkbon app
De digitale werkbon op de telefoon van de monteur is een complete werkplek. Geen gezoek naar telefoonnummers, geen administratie achteraf: wat op locatie gebeurt, wordt daar ook direct vastgelegd.
- Belmenu op de werkbon én op de kaart — alle betrokken telefoonnummers bij elkaar, elk met een herkomstlabel (afwijkend contact, contactpersoon, project of bedrijf) en de functie van de contactpersoon erbij. Opmerkingen over contactgegevens en werkadres, zoals “sleutel bij de buren”, staan al op de kaart in het overzicht — nog vóór de monteur de bon opent.
- Object-QR scannen — de camera herkent de sticker en opent direct het juiste object op de bon. Hoort het object niet bij deze bon, dan meldt de app precies welk object het wél is.
- Rit registreren vanaf de bon — het vertrekadres wordt vooringevuld met de vorige stop van die dag (of het bedrijfsadres) en de afstand komt uit de routeplanner. Ideaal in combinatie met de km-administratie.
- AI-assistent kijkt mee — vragen als “klopt deze bon?” of “wat is er met de klant afgesproken?” worden beantwoord op basis van de regels, historie en contactmomenten van díe bon — strikt alleen-lezen, de AI wijzigt niets.
- Werkbon in de eigen taal — schermteksten én werkomschrijving worden automatisch vertaald voor de monteur.
- Afgesloten bonnen zijn bevroren — wat is vastgelegd blijft exact zoals het was, ook als het objectbeheer later wijzigt. Belangrijk als bewijs richting klant of verzekeraar.
Meer lezen over werkbonnen: hoe u overstapt van papieren naar digitale werkbonnen, waar u op let bij het vergelijken van werkbon software, en wat een werkbon app in de praktijk oplevert.
Waarom kiezen voor Najavo als digitale werkbon app?
Er zijn meerdere aanbieders van werkbon software. Dit zijn de redenen waarom servicebedrijven voor Najavo kiezen:
Betaalbaar per module U betaalt alleen voor wat u gebruikt. De werkbonnen-module kost € 9,00 per gebruiker per maand. Geen verborgen kosten, geen lange contracten.
Snel operationeel Binnen één dag zijn uw monteurs aan de slag. De implementatie bestaat uit het inrichten van het systeem, het aanmaken van uw medewerkers en een korte training. Geen maandenlange trajecten.
Volledig Nederlandstalig Alle schermen, meldingen en instructies zijn in het Nederlands. Uw monteurs begrijpen de app meteen, ook als ze niet technisch zijn ingesteld.
Persoonlijke ondersteuning Najavo wordt ontwikkeld en ondersteund vanuit Schoonhoven. Bij vragen heeft u direct contact met iemand die uw situatie kent. Geen anonieme wachtrij, geen offshore helpdesk.
Alles in één systeem Werkbonnen, planning, facturatie en klantgegevens staan in dezelfde omgeving. U hoeft niet te schakelen tussen meerdere applicaties.
Meest gestelde vragen
Kan ik werkbonnen aanpassen aan mijn werkwijze?
Ja. Per werkbontype bepaalt u het statusverloop, het uurtarief, de tijdregistratiemethode, reiskosten, of een handtekening verplicht is en welke standaardproducten erop staan. Met de module Maatwerkvelden voegt u eigen velden en tabbladen aan de bon toe.
Koppelt de werkbonnen-module met mijn boekhouding?
Najavo heeft zelf een complete boekhouding (btw-aangifte, bank, inkoopfacturen, balans en winst-en-verlies), dus een apart pakket is niet nodig. Gebruikt uw accountant e-Boekhouden, dan zet u verzonden facturen met één klik als batch door. Voor andere pakketten levert Najavo een XAF-auditfile en een journaalpostexport in Excel.
Moeten monteurs een app installeren?
Nee. Najavo werkt in de browser van elke telefoon of tablet en is met één tik als app op het beginscherm te zetten, met pushmeldingen. Geen app-store, geen updates.
Hoeveel werkbonnen kan ik aanmaken?
Er is geen limiet aan het aantal werkbonnen. U betaalt per gebruiker, niet per bon. Bijlagen zoals foto’s tellen mee in de opslag, die per blok van 500 MB gaat.
Kunnen klanten de werkbon digitaal ondertekenen?
Ja. De klant tekent direct op het scherm van de telefoon of tablet. De getekende bon wordt automatisch opgeslagen en is terug te vinden in het dossier van de klant.
Kunnen anderstalige monteurs ermee werken?
Ja. De monteursbon vertaalt zichzelf naar Engels, Duits of Frans.
Kan een klant direct afrekenen bij de monteur?
Ja. Bij werkbontypes met directe betaling maakt Najavo bij het afronden een (aanbetalings)factuur en toont de monteur een betaalscherm.
Is er een gratis proefperiode?
U kunt een gratis demo aanvragen. Tijdens de demo laten we het systeem live zien en kunnen we direct ingaan op uw specifieke situatie.
Wat gebeurt er met mijn data?
Najavo wordt volledig in Nederland gehost. Uw data verlaat de EU niet. Er worden dagelijkse back-ups gemaakt.
Heeft u een werkbon voorbeeld dat ik nu al kan gebruiken?
“Ontdek ook onze andere modules: Facturatie | Planbord | Producten“
Werkt u in de bouw? Bekijk hoe de digitale werkbon in de bouw werkt, inclusief aftekenen op locatie.