Inkoopfacturen: uit de mailbox, door de AI uitgelezen, met vier ogen goedgekeurd en in één batch betaald
Inkoopfacturen komen binnen per e-mail, als pdf of als UBL-bestand. Najavo leest ze uit, zet de regels klaar op de juiste grootboekrekening en het juiste project, laat een collega goedkeuren en betaalt ze met één SEPA-batch. De boeking en de btw-aangifte volgen vanzelf.
Hoe werkt de verwerking van inkoopfacturen?
Een e-mail met factuur landt in het postvak; met één knop opent de inkoopfactuur met de bijlage als bron. De AI leest leverancier, factuurnummer, datum, regels en btw uit, controleert haar eigen werk (bedrag = aantal × prijs, totalen) en stelt bij een onbekende leverancier meteen de nieuwe crediteur voor met btw-nummer, KvK en IBAN — naast een voorbeeld van het document. U controleert, koppelt regels aan grootboek en project, en boekt of biedt ter controle aan. Per crediteur kunt u de AI bijsturen, bijvoorbeeld: regel toeslag altijd op rekening 4700. Openstaande facturen zet u klaar en bundelt u in een SEPA-betaalbatch voor uw bank; Najavo herkent de betaling later op het afschrift en lettert af.
Uit e-mail, pdf-upload of UBL-import; AI-uitlezing met nacontrole
Werkbakjes: te controleren, te betalen, creditnota’s; filter op leverancier en kenmerk
Vier-ogencontrole; rekeningnummer van een crediteur beschermd tegen ongemerkte wijziging
SEPA-betaalbatch (pain.001) met uitvoeringsdatum; eigen betalingen automatisch herkend
Regels op grootboekrekening, kostenplaats en project; inkoop-btw met voorbelasting
Declaraties van medewerkers (KM-administratie) lopen als inkoopfactuur mee
Historische facturen importeren uit Excel of via de API
Voor wie is dit?
Voor servicebedrijven die elke maand tientallen tot honderden inkoopfacturen van groothandels, onderaannemers en leveranciers verwerken en daar nu te veel tijd aan kwijt zijn.
Wat levert het op?
Geen overtypwerk, geen factuur die in een mailbox blijft hangen en geen betaling zonder controle. De inkoop-btw staat direct goed in de aangifte en de betaalbatch gaat in één keer naar de bank. De module Inkoopfacturen kost € 9,00 per gebruiker per maand.
Vraag een gratis demo aan en zie in dertig minuten hoe deze module in uw bedrijf werkt.
Andere modules
Boekhouding
Producten
Acties
KM-administratie
Implementatie die werkt in de praktijk
Na de demo gaan we graag in gesprek om de huidige werkwijze goed in kaart te brengen. Op basis daarvan kijken we waar het beter en efficiënter kan en hoe we dit kunnen vertalen in Najavo.
We houden rekening met hoe u nu werkt, maar sturen ook op verbeteringen waar dat nodig is. Dat vraagt soms flexibiliteit, maar levert uiteindelijk meer overzicht en tijdswinst op.
Wat u kunt verwachten:
Advies en inrichting op maat in Najavo
Training van medewerkers op locatie of online
Ondersteuning na livegang voor vragen en optimalisatie
Waarom inkoopfacturen verwerken in Najavo?
Een los scan-en-herken-pakket kent uw projecten, crediteuren en grootboek niet. In Najavo hoort de inkoopfactuur bij het project waar de kosten vallen, bij de crediteur die u al kent en bij de bank waarop u de betaling terugziet. De vier-ogencontrole en het beschermde rekeningnummer voorkomen dat een factuur ongezien of naar een verkeerde rekening wordt betaald.
Meest gestelde vragen
Hoe komt een factuur in Najavo?
Via een e-mail in het postvak (één knop), via een pdf-upload of via een UBL-bestand. Ook historische facturen importeert u uit Excel of via de API.
Wat doet de AI precies?
De AI leest leverancier, factuurnummer, datum, regels en btw uit, controleert de totalen en stelt bij een nieuwe leverancier de crediteur voor met btw-nummer, KvK en IBAN. U controleert altijd zelf voordat er wordt geboekt.
Hoe werkt de betaling?
Goedgekeurde facturen bundelt u in een SEPA-betaalbatch (pain.001) met uitvoeringsdatum die u bij uw bank inleest. Bij het inlezen van het afschrift herkent Najavo de betaling en lettert automatisch af.
Wat kost de module Inkoopfacturen?
€ 9,00 per gebruiker per maand, exclusief btw en maandelijks opzegbaar. Bereken uw totaalprijs met de prijscalculator.
Ontdek ook onze andere modules: Boekhouding | Acties | Facturatie