Takenbeheer software: taken uitzetten en samenwerken
De takenbeheer software voor teams van Najavo — de module Acties — is het postvak van Najavo: interne taken, e-mails van klanten, telefoongesprekken van de AI-telefoniste, meldingen uit het klantenportaal en verlopende contracten komen allemaal binnen als actie met eigenaar, categorie, prioriteit en deadline. Niets blijft in een persoonlijke mailbox hangen. Voor de klantkant van hetzelfde postvak, zie het ticketsysteem.
Hoe werkt de takenbeheer software voor teams?
U maakt een actie aan en wijst deze toe aan uzelf of een collega. De actie verschijnt in het actie-dashboard van de ontvanger. Alle updates, bijlagen en communicatie rondom de taak staan op één plek. Desgewenst genereert de AI een stappenplan op basis van de taakomschrijving.
Taken uitzetten aan een collega of afdeling, met deadline, prioriteit en checklist; melding bij toewijzen
E-mail, telefoon en portaalmeldingen landen in hetzelfde postvak, gesorteerd in Prioriteit, Overige en Spam
Beantwoorden met sjablonen, interne notities, bijlagen; AI stelt het antwoord en het stappenplan voor
Uitstellen tot later vandaag, morgen of volgende week; herhalende acties op een schema
Termijnen per categorie voor eerste reactie en oplossing; rapport per medewerker en per week
Tijd schrijven op een actie; klantcontext (open werkbonnen, onbetaalde facturen) direct bij het gesprek
Voor wie is dit?
Voor bedrijven waarbij binnendienst en buitendienst samenwerken en interne communicatie over klussen, klanten of afwijkingen beter gestructureerd moet worden.
Wat levert het op?
Niets valt meer tussen wal en schip. Iedereen weet wat er van hem verwacht wordt. En u heeft inzicht in hoeveel acties er openstaan, hoe lang ze al lopen en bij wie ze liggen.
Andere modules
AI-assistent
Werk sneller en slimmer met AI die helpt bij plannen, schrijven en informatie vinden.
AI-telefoniste
Mis geen enkel telefoontje en laat AI uw klanten professioneel te woord staan.
Personen
Werkbonnen
Plan, registreer en beheer al uw werkzaamheden met volledige controle en overzicht.
Implementatie die werkt in de praktijk
Na de demo gaan we graag in gesprek om de huidige werkwijze goed in kaart te brengen. Op basis daarvan kijken we waar het beter en efficiënter kan en hoe we dit kunnen vertalen in Najavo.
We houden rekening met hoe u nu werkt, maar sturen ook op verbeteringen waar dat nodig is. Dat vraagt soms flexibiliteit, maar levert uiteindelijk meer overzicht en tijdswinst op.
Wat u kunt verwachten:
Advies en inrichting op maat in Najavo
Training van medewerkers op locatie of online
Ondersteuning na livegang voor vragen en optimalisatie
Nieuw: het postvak voor acties
Zodra meldingen van klanten, collega’s, de mailbox en de AI-telefoniste samenkomen, is een simpele takenlijst niet meer genoeg. Daarom heeft het actieoverzicht naast het kanban-bord nu een volwaardige postvak-weergave, zoals een e-mailprogramma: mappen met ongelezen-tellers links, de lijst in het midden en het leesvenster ernaast. Lezen, beantwoorden, doorzetten en afsluiten — alles in één scherm, met de klant, het project en de historie er direct bij.
- Mappen met live tellers — Alle acties, Nieuw, Mijn acties, Deadline verlopen, Gedelegeerd, Niet toegewezen, Gevolgd en Afgesloten, plus mappen per categorie met ongelezen-teller. De positie van het lees- en mappenvenster stelt u zelf in.
- Beantwoorden vanuit het leesvenster — de gekoppelde contactpersoon staat automatisch in het Aan-veld, collega’s en extra adressen voegt u met één klik toe; bijlagen en geplakte schermafbeeldingen gaan direct mee.
- Interne notities en @vermeldingen — notities blijven gescheiden van klantberichten, en een @naam informeert de collega automatisch.
- AI-hulp bij het antwoorden — spellingscontrole, herschrijven of de hele conversatie samenvatten met één klik.
- Slim filteren en volgen — kolomfilters op opdrachtgever, status en medewerker, met een zoekveld ín het filter en per kolom te wissen; meldingen volgen met een vlag in de eigen map “Gevolgd”.
- Gelezen of ongelezen — openen is gelezen; via het menu of het vinkje op de kaart markeert u een melding weer als ongelezen, handig als meerdere collega’s één postvak bewaken.
- Snel afhandelen — een actie sluit u af met de Delete-toets, de statuschip of het menu; dubbelklik opent de melding op groot scherm en het logboek opent in een nieuw tabblad, zodat u uw plek niet verliest.
- Agenda-weergave — acties met een deadline verschijnen automatisch in de agenda, zodat niets stilletjes verloopt.
Waarom takenbeheer software van Najavo?
Losse notities, mailtjes en appjes raken kwijt. Met takenbeheer software legt u iedere actie vast op een centrale plek, gekoppeld aan de juiste klant, het juiste project of de juiste werkbon. Zo ziet iedereen wat er speelt en wie aan zet is.
De module Acties werkt naadloos samen met het digitale planbord, digitale werkbonnen en het klantenportaal. Wie minder hoeft te schakelen tussen losse tools, houdt meer tijd over voor het echte werk: goed timemanagement begint bij één centraal systeem.
Zo verandert een losse melding vanzelf in een afgeronde taak, zonder extra overleg of gezoek. Benieuwd hoe de takenbeheer software uw team helpt? Vraag een gratis demo aan.
Meest gestelde vragen
Kunnen acties ook gekoppeld worden aan werkbonnen of klanten?
Ja, acties kunt u koppelen aan bestaande werkbonnen, projecten of klantdossiers.