Vanaf 2030 geen papieren facturen meer: wat betekent de e-factuurplicht voor uw servicebedrijf?

Op 11 september 2026 maakte het kabinet bekend dat het digitaal factureren tussen bedrijven verplicht wil maken. Niet alleen voor facturen aan buitenlandse afnemers, maar ook voor facturen tussen Nederlandse bedrijven onderling. Voor een installateur, onderhoudsbedrijf of aannemer die nu nog een pdf mailt of een papieren factuur meegeeft, is dat een wezenlijke verandering.

Wat gaat er precies veranderen?

• 1 juli 2030: facturen tussen bedrijven (B2B) moeten digitaal, in een formaat dat computers automatisch kunnen inlezen. Een pdf of een papieren brief is dan geen geldige factuur meer.
• 1 juli 2031: die e-facturen moeten ook automatisch worden gemeld bij de Belastingdienst.
• Uitzondering: de allerkleinste bedrijven, met een jaaromzet tot 20.000 euro, hoeven niet mee te doen.
• Consumenten: voor facturen en bonnen aan particulieren verandert er niets.

De aanleiding is de Europese richtlijn “btw in het digitale tijdperk” (ViDA). Elk EU-land hanteert nu nog eigen regels voor btw-rapportage; één digitale manier van factureren moet handel binnen Europa makkelijker maken en btw-fraude beter opspoorbaar. Het kabinet verwacht dat bedrijven die nu nog zonder digitaal boekhoudpakket werken eenmalig moeten investeren, maar daarna juist geld besparen.

Waarom een pdf straks niet genoeg is

Veel ondernemers denken bij “digitaal factureren” aan een pdf per e-mail. Voor de nieuwe verplichting is dat niet voldoende. Een e-factuur is een gestructureerd bestand — in Europa meestal UBL — waarin klant, regels, bedragen en btw als losse gegevensvelden staan, zodat het boekhoudpakket van de ontvanger de factuur zonder overtypen kan inlezen. In de praktijk loopt dat vaak via het Peppol-netwerk, waarover u meer leest in ons artikel Wat is Peppol? E-facturatie uitgelegd voor het mkb.

Wat betekent dit voor een servicebedrijf?

Voor bedrijven met een buitendienst zit de winst niet in de factuur zelf, maar in de keten ervoor. Wie nu nog werkbonnen op papier verzamelt en op kantoor overtypt, moet straks bovendien een gestructureerde e-factuur produceren en die melden. Drie dingen worden daarmee belangrijk:

1. De werkbon moet zonder overtypen een factuur worden

Uren, materialen en meerwerk die de monteur op locatie vastlegt, moeten rechtstreeks de factuurregels vormen. Elke handmatige stap ertussen is straks niet alleen tijdverlies, maar ook een foutenbron in gegevens die de Belastingdienst automatisch ontvangt.

2. Facturatie en boekhouding horen in één systeem

De meldplicht in 2031 koppelt uw facturen direct aan uw btw-aangifte. Werken facturatie en boekhouding in gescheiden systemen, dan moet u twee administraties gelijk houden. Eén systeem waarin de verzonden factuur meteen een journaalpost is, voorkomt verschillen.

3. Ook uw inkoopfacturen worden digitaal

Uw leveranciers en onderaannemers gaan hun facturen als e-factuur sturen. Wie die automatisch kan inlezen, in plaats van een pdf te bekijken en over te typen, bespaart aan de inkoopkant net zo veel tijd als aan de verkoopkant.

Hoe Najavo hierop is voorbereid

• E-factuur als bijlage: bij elke factuurmail voegt Najavo op verzoek een UBL-e-factuur (Peppol BIS 3.0) toe, naast de pdf in uw huisstijl.
• Van werkbon naar factuur in één klik: afgesloten werkbonnen worden in bulk facturen, met uren, materialen en meerwerk als regels.
• Boekhouding ingebouwd: een verzonden factuur is direct een journaalpost; de btw-aangifte en de XAF-auditfile komen uit dezelfde administratie.
• Inkoopfacturen inlezen: UBL-bestanden en pdf’s worden door de AI uitgelezen, gecontroleerd en via een SEPA-batch betaald.
• Meldplicht 2031: zodra de technische eisen van de Belastingdienst definitief zijn, bouwen wij de melding in. Klanten hoeven daar niets voor te doen.

Wat kunt u nu al doen?

2030 lijkt ver weg, maar een overstap van papier of losse systemen naar één digitale keten kost tijd: inrichten, medewerkers meenemen, historie meenemen. Wie in 2027 of 2028 overstapt, heeft ruim de tijd om de nieuwe manier van werken in te slijten voordat de verplichting ingaat. Begin met de vraag: kan ik vandaag een afgeronde klus zonder overtypen als e-factuur versturen? Zo niet, dan is dat de eerste stap.