ERP-systeem voorbeeld: zo werkt het in de praktijk

Voorbeeld: een werkdag met een ERP-systeem

Neem een installatiebedrijf met acht medewerkers. Om 8:00 belt een klant met een storing. De melding komt binnen als actie in het postvak — of wordt aangenomen door de AI-telefoniste, die altijd opneemt, 24/7. De planner sleept de klus in het digitale planbord naar een monteur die in de buurt is. De monteur ziet de werkbon direct in de app, met klantgeschiedenis en materiaallijst. Na afloop tekent de klant op het scherm, en op kantoor staat de conceptfactuur al klaar, inclusief geregistreerde uren en gebruikt materiaal. Diezelfde avond gaat de factuur de deur uit — zonder dat iemand iets heeft overgetypt.

Welke onderdelen zitten in dit voorbeeld?

Dit voorbeeld combineert de kernmodules die vrijwel elk ERP-systeem voor servicebedrijven heeft: een ticketsysteem of postvak voor meldingen, een planbord voor de planning, digitale werkbonnen voor de buitendienst, urenregistratie, facturatie en boekhouding (ingebouwd of via een koppeling). Moderne systemen voegen daar AI aan toe, zoals een telefoniste die gesprekken opvangt en automatische managementrapportages.

Bekende voorbeelden van ERP-systemen

Voor grote organisaties zijn SAP, Oracle en Microsoft Dynamics de bekendste voorbeelden. Voor het Nederlandse mkb zijn er gerichtere keuzes: AFAS en Exact voor brede administratie, Syntess voor installatiebedrijven met ERP-behoefte, en Najavo als modulair platform voor installatie-, service- en onderhoudsbedrijven met 2 tot 50 medewerkers — het systeem uit het voorbeeld hierboven.

Is SnelStart een ERP-systeem?

Nee. SnelStart is een boekhoudpakket: sterk in facturen en btw-aangifte, maar zonder planning, werkbonnen of buitendienst-app. Veel bedrijven houden SnelStart als boekhouding en koppelen er een ERP-systeem aan voor de operatie — Najavo heeft een ingebouwde boekhouding en koppelt met e-Boekhouden.

Is Business Central een ERP-systeem?

Ja. Microsoft Dynamics 365 Business Central is een volwaardig ERP-systeem voor bredere bedrijfsprocessen. Het is krachtig maar generiek: voor buitendienstwerk zijn aanvullende apps of maatwerk nodig. Branchegerichte systemen hebben werkbonnen en planning juist als kern.

Wat kost een ERP-systeem?

Grote pakketten rekenen al snel tienduizenden euro’s aan implementatie. Moderne modulaire systemen beginnen veel lager: bij Najavo betaalt u per module per gebruiker (€ 2 tot € 15 per maand) en bent u maandelijks opzegbaar. Bereken uw prijs met de calculator of lees eerst wat ERP precies betekent.