Contact opnemen

BRANCHES

HVAC-software voor onderhoud, keuringen en storingen

HVAC-software zoals Najavo automatiseert het ritme van uw klimaattechnisch bedrijf: onderhoudscontracten komen automatisch terug in de planning, storingen worden ertussen geschoven en elke installatie heeft een compleet digitaal dossier. Voor HVAC-bedrijven is planning geen bijzaak maar de kern van het bedrijf.

Modules voor deze branche: Werkbonnen | Planbord | Objecten | Keuringen | Projecten | Maatwerkvelden | Producten | Facturatie | Boekhouding | AI-telefoniste | KM-administratie

Uitdagingen voor HVAC-bedrijven

Warmtepompen, hybride systemen en strengere documentatie-eisen zorgen voor volle orderboeken — en voor organisatiedruk.

 

Dit zijn de grootste uitdagingen:

Vraag een gratis demo aan en zie in dertig minuten hoe Najavo voor uw bedrijf werkt.

Elk onderhoudscontract heeft zijn eigen frequentie en deadlines — handmatig plannen betekent gemiste beurten en piekbelasting.
Als de eerste vorst invalt, explodeert het aantal meldingen: spoed en contractwerk concurreren om dezelfde monteurs.
Type ketel, koudemiddel, storingshistorie: zonder centraal dossier begint elke servicebeurt met zoeken en bellen.
F-gassen, EPBD-keuringen en onderhoudsbewijzen moeten aantoonbaar op orde zijn.
Een klant zonder verwarming belt net zo lang tot iemand opneemt — bij u of bij de concurrent.
HVAC-bedrijven
HVAC-bedrijven

Hoe lossen we dit op?
Daar hebben wij iets op bedacht.

Onderhoudscontracten die zichzelf inplannen

Periodiek onderhoud en keuringsmomenten legt u eenmalig vast per contract; Najavo zet ze met een seizoensvenster automatisch in de planning en de vooruitblik laat zien of de werklast in de capaciteit past. Zo wordt geen beurt gemist.

Installatiedossiers en digitale keuringen

Per object bouwt Najavo een historie op: werkzaamheden, foto’s, materialen en documenten. Keuringen voert u uit via digitale checklists; rapporten of certificaten in uw eigen sjabloon rollen er direct uit — aantoonbaar richting klant en wetgever.

AI-telefoniste voor piekdrukte

Tijdens de eerste koude week staat de telefoon roodgloeiend. De AI-telefoniste neemt altijd op, 24/7: herkent bestaande klanten, beantwoordt vragen uit uw eigen kennisbank, legt een terugbelmoment vast of plant een monteursbezoek in en haalt er op verzoek live een collega bij. Van elk gesprek staat een samenvatting als actie in uw postvak. U werkt de lijst af op volgorde van urgentie.

AI-assistent en ingebouwde boekhouding

De ingebouwde AI-assistent geeft planningssuggesties op basis van beschikbaarheid en reisafstand en ontsluit uw technische documentatie via de AI-kennisbank. Goedgekeurde werkbonnen worden facturen in de ingebouwde boekhouding — zonder apart pakket.
Stap 1
HVAC-bedrijven

Klant toevoegen & aanvraag verwerken

——————–

Een storing komt binnen — zo nodig via de AI-telefoniste — of een onderhoudsbeurt verschijnt automatisch in de planning.

Stap 2
HVAC-bedrijven

Offerte maken

——————–

Op basis van opname, foto’s en notities maakt u de offerte als project: regels per locatie, desgewenst uit een calculatiesjabloon, in uw eigen documentsjabloon. Bij wijziging maakt u een nieuwe versie.

Stap 3
HVAC-bedrijven

Project aanmaken & plannen

——————–

Na akkoord zet u het project op werkvoorbereiding; de werkbonnen plant u op het planbord — de juiste monteur op bevoegdheid, planregel en reisafstand, met suggesties van de AI-planner. De medewerker ziet de planning direct op zijn telefoon.

Stap 4
HVAC-bedrijven

Uitvoering van de klus

——————–

De monteur start de werkbon en Najavo registreert automatisch de gewerkte tijd. Foto’s, notities en eventueel meerwerk worden direct toegevoegd aan de opdracht.

Stap 5
HVAC-bedrijven

Controle & facturatie

——————–

De werkbon wordt gecontroleerd door kantoor of de eigenaar. Na goedkeuring wordt deze omgezet naar een factuur.

Waar let u op bij het kiezen van HVAC-software?

Is contractplanning volledig geautomatiseerd?

Bij honderden onderhoudscontracten is dit de kernvraag. Het systeem moet beurten en keuringen automatisch inplannen én de werklast over het jaar spreiden — anders verplaatst u het probleem alleen van papier naar scherm.

Bouwt het een dossier per installatie op?

Toesteltype, koudemiddel, storingshistorie, uitgevoerde beurten: zonder objectdossier rijdt uw monteur half voorbereid en belt hij onderweg naar kantoor.

Ondersteunt het uw registratieverplichtingen?

Uw eigen registraties per installatie — F-gassen, keuringen, onderhoudsbewijzen — moeten aantoonbaar zijn per bezoek. Digitale checklists met certificaten uit uw eigen sjabloon besparen niet alleen tijd, maar ook risico.

Hoe vangt het systeem seizoenspieken op?

Vraag hoe meldingen binnenkomen als de telefoon in het stookseizoen roodgloeiend staat. Een AI-telefoniste die de overloop opvangt en meldingen gestructureerd vastlegt, voorkomt dat klanten naar de concurrent bellen.

Kunt u plannen op kwalificaties?

F-gassen-bevoegdheid, merkspecifieke certificeringen: de juiste monteur op de juiste klus moet door het systeem worden ondersteund, niet door het geheugen van de planner.
HVAC-bedrijven

Meest gestelde vragen

Kan Najavo terugkerend onderhoud automatisch inplannen?

Ja. Per contract stelt u de frequentie en voorwaarden in; onderhoudsbeurten en keuringen verschijnen automatisch in de planning.

Houdt Najavo installatiegegevens per object bij?

Ja. Per locatie en installatie wordt een dossier opgebouwd met historie, foto’s, documenten en gebruikte materialen.

Hoe helpt Najavo tijdens piekdrukte in het stookseizoen?

Het planbord maakt schuiven eenvoudig, de AI-telefoniste vangt de overloop aan telefoontjes op en meldingen staan direct gestructureerd in het systeem.

Kan ik keuringsrapporten en certificaten genereren?

Ja. Via digitale inspectielijsten genereert u direct rapporten of certificaten in uw eigen sjabloon die u met de klant deelt.

Koppelt Najavo met mijn boekhoudpakket?

Najavo heeft zelf een complete boekhouding (btw-aangifte, bank, inkoopfacturen, balans en winst-en-verlies), dus een apart pakket is niet nodig. Gebruikt uw accountant e-Boekhouden, dan zet u verzonden facturen met één klik als batch door. Voor andere pakketten levert Najavo een XAF-auditfile en een journaalpostexport in Excel.

Kan ik monteurs plannen op kwalificaties, zoals F-gassen?

Ja. U plant op beschikbaarheid, bevoegdheden en reisafstand, met suggesties van de ingebouwde AI-assistent.

Blijven klant- en installatiegegevens privé bij de AI-functies?

Ja. De AI-functies draaien op eigen servers van Najavo binnen de EU, met meerdere AI-servers voor uitwijk, en uw gegevens worden nooit gebruikt om modellen te trainen.

IT-beheer door Sysplex ICT