Ticketsysteem met AI: telefonie, e-mail en meldingen in één postvak
Het postvak van Najavo bundelt e-mails, meldingen uit het klantenportaal en samenvattingen van de AI-telefoniste in één overzicht. Elke melding wordt een actie met eigenaar, prioriteit en termijn, en de AI-assistent stelt direct een passend antwoord voor — zo blijft geen enkele vraag liggen.
Hoe werkt het ticketsysteem?
Een klant belt, mailt of maakt een melding aan in het serviceportaal. Najavo zet dit automatisch om in een actie in het postvak, compleet met klantgegevens en historie. U bepaalt zelf wanneer u uw telefoon doorschakelt naar het AI-nummer; de AI-telefoniste neemt altijd op en levert een samenvatting mee. De AI-assistent raadpleegt uw eigen kennisbank en stelt een antwoord voor dat u met één klik verstuurt. Die kennisbank zoekt op betekenis, niet alleen op trefwoord: wie zoekt op “lekkage” vindt ook het artikel over “waterschade”. Artikelen koppelt u aan ticketcategorieën, zodat bij een nieuwe melding automatisch de vraag van de klant plus het meest waarschijnlijke antwoord als concept klaarstaat; de AI-telefoniste raadpleegt dezelfde kennisbank live tijdens het gesprek.
Zo functioneert Najavo als volwaardig ticketing systeem én digitale helpdesk voor uw klanten — zonder losse tools naast elkaar.
Elke actie krijgt een eigenaar, prioriteit en deadline. Zo ziet u altijd wat er openstaat, wie ermee bezig is en waar een reactie te lang uitblijft.
AI-ticketing: wat doet de AI met uw tickets?
Een ticketsysteem met AI is meer dan een postvak met een chatbot ernaast. In Najavo werkt de AI op vier plekken in het ticketproces:
- Aanname: de AI-telefoniste neemt elk gesprek aan, 24/7, herkent bestaande klanten aan hun nummer en maakt van het gesprek een ticket met samenvatting, prioriteit en volledig transcript.
- Beoordeling: ieder ticket krijgt automatisch een categorie, eigenaar en termijn, zodat spoed bovenaan staat en niets tussen wal en schip valt.
- Beantwoording: de AI-assistent zoekt in uw kennisbank en zet een antwoordvoorstel klaar dat u controleert en met één klik verstuurt.
- Afhandeling: na afloop staat de oplossing bij de klanthistorie, zodat het volgende ticket van dezelfde klant met context begint.
De AI draait op eigen servers van Najavo binnen de EU en uw ticketdata wordt nooit gebruikt om modellen te trainen. Zo krijgt u AI-ticketing die past bij een servicebedrijf van 2 tot 50 medewerkers, zonder de prijs en complexiteit van grote helpdeskpakketten.
Voor wie is dit?
Voor IT-bedrijven, helpdesks en serviceorganisaties met 2 tot 50 medewerkers die vragen via telefoon, e-mail en portaal binnenkrijgen en grip willen op de opvolging. Ook voor installatie- en onderhoudsbedrijven die hun storingsmeldingen professioneler willen afhandelen.
Wat levert het op?
Geen vragen die blijven liggen in een volle mailbox. Elke melding heeft een eigenaar en een deadline, klanten krijgen sneller antwoord en u ziet in één oogopslag hoeveel meldingen er openstaan en waar de knelpunten zitten.
Vraag een gratis demo aan en zie in dertig minuten hoe deze module in uw bedrijf werkt.
Andere modules
Acties
AI-telefoniste
Facturatie
AI-assistent
Implementatie die werkt in de praktijk
Na de demo gaan we graag in gesprek om de huidige werkwijze goed in kaart te brengen. Op basis daarvan kijken we waar het beter en efficiënter kan en hoe we dit kunnen vertalen in Najavo.
We houden rekening met hoe u nu werkt, maar sturen ook op verbeteringen waar dat nodig is. Dat vraagt soms flexibiliteit, maar levert uiteindelijk meer overzicht en tijdswinst op.
Wat u kunt verwachten:
Advies en inrichting op maat in Najavo
Training van medewerkers op locatie of online
Ondersteuning na livegang voor vragen en optimalisatie
Waarom een ticketsysteem van Najavo?
Een gedeelde mailbox loopt vol, telefonische meldingen belanden op notitiebriefjes en niemand weet wie wat oppakt. Met het ticketsysteem staat elke vraag als actie in één postvak, ziet u direct de klanthistorie en helpen de AI-telefoniste en AI-assistent uw team om sneller en consistenter te antwoorden.
En omdat het onderdeel is van het Najavo-platform, koppelt u eenvoudig het serviceportaal, facturatie en dossiers erbij — van melding tot factuur in één systeem.
Meest gestelde vragen
Neemt de AI-telefoniste ieder gesprek aan?
Ja. Uw AI-nummer wordt altijd opgenomen, 24/7. De telefonist herkent bestaande klanten, beantwoordt vragen uit uw kennisbank, legt een terugbelmoment vast of plant een bezoek in en haalt er op verzoek live een collega bij. Van elk gesprek maakt zij een samenvatting en een actie in het postvak.
Is Najavo een AI-ticketingsysteem?
Kunnen klanten zelf tickets aanmaken?
Ja. Via het serviceportaal (€ 1,00 per portaalgebruiker per maand) maken klanten zelf meldingen aan en volgen ze de status. Elke melding komt automatisch als actie in het postvak van uw team terecht.
Wat kost het ticketsysteem?
Het ticketsysteem bestaat uit de modules Acties en AI-assistent (met AI-telefoniste). U betaalt per gebruiker per maand en kunt maandelijks opzeggen. Bereken uw prijs eenvoudig met de prijscalculator.
Weet de beller dat hij met een AI spreekt?
Ja. De AI-telefoniste stelt zich aan het begin van het gesprek voor als digitale assistent, zodat bellers altijd weten met wie ze spreken.
Kan ik reactietermijnen en SLA's bewaken?
Ja. Per categorie stelt u een eerste-reactietermijn en een oplostermijn in, berekend in werkuren volgens uw rooster. Te late tickets staan in de map Reactie te laat, en het SLA-rapport toont per categorie, medewerker en week de mediaan en het percentage binnen de termijn. Bij wachtend op reactie stuurt Najavo automatisch een herinnering naar de klant.
Ontdek ook onze andere modules: Acties | AI-telefoniste | AI-assistent