Contact opnemen

BRANCHES

Software voor beveiligingsbedrijven: installatie & inspectie

Beveiligingsbedrijven werken met hoge eisen aan responstijd, documentatie en klantvertrouwen. Elke installatie, inspectieronde en storing moet volledig worden vastgelegd. Najavo zorgt dat uw planners altijd weten wie beschikbaar is, uw technici alle objectinformatie bij de hand hebben en elke klus gedocumenteerd wordt opgeleverd — ook buiten kantoortijden.

Modules voor deze branche: Objecten | Keuringen | Werkbonnen | Planbord | Postvak (Acties) | Klantenportaal | Wallboard | AI-telefoniste | KM-administratie | Facturatie

Uitdagingen voor beveiligingsbedrijven

Installaties, periodieke inspecties en storingen vragen elk een andere aanpak — maar moeten wel in dezelfde planning passen. En klanten verwachten 24/7 bereikbaarheid.

 

Dit zijn de grootste uitdagingen:

Vraag een gratis demo aan en zie in dertig minuten hoe Najavo voor uw bedrijf werkt.

Installatieprojecten en periodieke inspecties lopen door elkaar — wie doet wat en wanneer is moeilijk bij te houden als het druk is.
Klanten bellen bij storingen buiten kantoortijden en verwachten een snelle reactie — als de telefoon niet wordt opgenomen, zoeken ze een andere aanbieder.
Keuringsrapporten, installatietekeningen en certificeringen moeten per object beschikbaar zijn — op papier is dat in het veld onbeheersbaar.
Periodieke inspecties staan contractueel vast maar zijn makkelijk te vergeten — een gemiste keuring is een contract in gevaar.
Meerwerk bij uitbreidingen of vervangingen wordt niet altijd correct gefactureerd — u laat geld liggen bij elke niet-geregistreerde handeling.
Beveiliging
Beveiliging

Hoe lossen we dit op?
Daar hebben wij iets op bedacht.

Installaties en inspectierondes in één overzicht

Najavo houdt installatieprojecten en terugkerende inspecties uit elkaar én bij elkaar: per klant, object en week ziet u wat er speelt. Periodieke keuringen legt u eenmalig vast en het systeem plant deze automatisch terug in de agenda.

Digitale werkbonnen met foto's en keuringsregistratie

Uw technici vullen de werkbon in op locatie: uren, materialen, foto’s van de installatie en keuringsresultaten. Zo bouwt u per object een complete inspectiehistorie op en staat elke euro meerwerk geregistreerd op de factuur.

AI-telefoniste voor storingen en aanvragen 24/7

Klanten bellen ook buiten kantoortijden bij storingen. De AI-telefoniste neemt altijd op; de melding komt met prioriteit bij uw storingsdienst in het postvak, met een pushmelding op de telefoon. U bent altijd bereikbaar, zonder extra diensten te draaien.

AI-assistent en ingebouwde boekhouding

De ingebouwde AI-assistent helpt bij offerteteksten en klantberichten en geeft planningssuggesties op basis van beschikbaarheid en reisafstand. Goedgekeurde werkbonnen worden met één klik facturen in de ingebouwde boekhouding — zonder apart pakket.

KM-administratie: ritregistratie zonder extra werk

Rijden uw medewerkers rondes of serviceritten? Werkbonnen worden automatisch omgezet naar ritregistraties. Wagenpark, declaraties en fiscale rapportage (BPM, bijtelling) in één module. Meer over KM-administratie →
Stap 1
Beveiliging

Aanvraag of storing vastleggen

——————–

Een klant vraagt een installatie aan of meldt een storing. De aanvraag wordt vastgelegd in Najavo — of via de AI-telefoniste, die altijd opneemt, zodat u nooit een melding mist.

Stap 2
Beveiliging

Diagnose & offerte

——————–

Op basis van het object, de installatiegegevens en eerdere inspectiehistorie wordt een diagnose gesteld en zo nodig een offerte opgesteld met de juiste materialen en werkzaamheden.

Stap 3
Beveiliging

Inplannen op het planbord

——————–

De opdracht wordt ingepland op het digitale planbord. De technicus ziet de planning direct op zijn telefoon, inclusief alle objectgegevens en benodigde materialen en documentatie.

Stap 4
Beveiliging

Installatie of inspectie uitvoeren

——————–

De technicus voert de installatie of inspectie uit en registreert alles via de werkbon: uren, materialen, keuringsresultaten en foto’s van de opgeleverde situatie. Meerwerk wordt direct vastgelegd.

Stap 5
Beveiliging

Oplevering & facturatie

——————–

De klant tekent digitaal voor akkoord. De werkbon wordt omgezet naar een factuur die automatisch in de ingebouwde boekhouding wordt verwerkt. De inspectiedocumentatie is direct beschikbaar per object.

Waar let u op bij het kiezen van software voor beveiligingsbedrijven?

Kan het systeem zowel projecten als inspecties plannen?

Beveiligingsbedrijven combineren installatieprojecten met terugkerende inspecties en storingsafhandeling. Veel systemen zijn goed in één van die drie. U heeft alle drie nodig, in dezelfde planning — want uw technici doen ook alle drie.

Hoe is de bereikbaarheid buiten kantoortijden geregeld?

Bij een alarm of storing verwacht de klant dat u bereikbaar bent. Vraag bij een demo hoe het systeem omgaat met meldingen buiten kantoortijden — en of er een oplossing is zonder dat u extra diensten hoeft te regelen.

Biedt het volledige objecthistorie per klant?

Vraag bij een demo of keuringsrapporten, installatietekeningen en foto’s per object worden bijgehouden. Een systeem zonder objecthistorie dwingt uw technicus elk bezoek opnieuw te beginnen bij nul.

Groeit de inspectiehistorie automatisch mee?

Servicerapporten, vervangen onderdelen en keuringsresultaten per object zijn goud waard bij garantieclaims of opvolginspecties. Dat moet vanzelf ontstaan uit de werkbonnen, niet als losse administratie.

Wat kost het inclusief alles?

Reken de totaalprijs door met de modules die u echt gebruikt. Aanbieders met losse pro-pakketten voor objectbeheer of storingsregistratie zijn op papier goedkoop en in de praktijk niet.
Beveiliging

Meest gestelde vragen

Is Najavo geschikt voor kleine beveiligingsbedrijven?

 Ja. Ook met twee of drie medewerkers verdient de software zich terug: minder uitzoekwerk, geen vergeten meerwerk en de AI-telefoniste vangt oproepen op terwijl u buiten werkt.

Kan ik terugkerende inspecties automatisch inplannen?

Ja. U legt inspectie-intervallen per object eenmalig vast, waarna het systeem automatisch inspectieafspraken aanmaakt en inplant. U bepaalt zelf het interval per contract.

Kan ik installatietekeningen en keuringsrapporten per object opslaan?

Ja. Per object slaat u installatiegegevens, keuringsrapporten en foto’s op. Elke technicus heeft deze informatie direct beschikbaar op zijn telefoon tijdens het bezoek.

Hoe werkt de afhandeling van storingen buiten kantoortijden?

De AI-telefoniste neemt altijd op, ook buiten kantoortijden, registreert de melding volledig en zet hem met prioriteit in het postvak van uw storingsdienst, met een pushmelding op de telefoon. Tijdens het gesprek kan zij een online collega erbij halen. Zo bent u altijd bereikbaar zonder extra diensten te draaien.

Kan ik meerwerk bij uitbreiding eenvoudig registreren?

Ja. Uw technicus voegt meerwerk direct toe aan de openstaande werkbon. Het extra werk en de materialen worden direct vastgelegd en komen automatisch op de factuur.

Koppelt Najavo met mijn boekhoudpakket?

Najavo heeft zelf een complete boekhouding (btw-aangifte, bank, inkoopfacturen, balans en winst-en-verlies), dus een apart pakket is niet nodig. Gebruikt uw accountant e-Boekhouden, dan zet u verzonden facturen met één klik als batch door. Voor andere pakketten levert Najavo een XAF-auditfile en een journaalpostexport in Excel.

Blijven mijn klantgegevens privé bij gebruik van de AI-functies?

Ja. De AI-functies draaien op eigen servers van Najavo binnen de EU, met meerdere AI-servers voor uitwijk, en uw gegevens worden nooit gebruikt om modellen te trainen.

IT-beheer door Sysplex ICT