BRANCHES
Facilitair management software voor dienstverleners
Najavo is facilitair management software voor dienstverleners die inspecties, onderhoud en servicetaken uitvoeren op meerdere locaties. Veel opdrachtgevers, veel taken, veel handen — en één verwachting: dat alles gewoon geregeld is. Met één centraal platform stuurt u op afspraken in plaats van achter incidenten aan te lopen.
Modules voor deze branche: Klantenportaal | Postvak (Acties) | Projecten | Objecten | Inspecties | Onderaannemers | Correspondentie | Serviceberichten | Werkbonnen | Planbord | AI-telefoniste | Inventaris
Vraag een gratis demo aan en zie in dertig minuten hoe Najavo voor uw bedrijf werkt.
Uitdagingen voor facilitaire dienstverleners
Van gebouwonderhoud tot periodieke controles: het werk zelf is zelden het probleem — de organisatie eromheen wel.
Dit zijn de grootste uitdagingen:
Meldingen komen binnen via telefoon, mail en app — zonder één ingang raken ze zoek of worden dubbel opgepakt.
Tientallen locaties met elk hun eigen taken en frequenties: overzicht houden is een fulltime baan.
Opdrachtgevers vragen om bewijs: is de controle gedaan, wanneer, door wie en met welk resultaat?
Ingehuurde krachten en onderaannemers moeten weten wat ze waar moeten doen — en hun werk moet controleerbaar zijn.
Wat buiten het contract valt, moet apart gefactureerd worden — en verdwijnt nu vaak in de marge.
Hoe lossen wij dit op?
Daar hebben wij iets op bedacht.
Eén platform voor alle locaties en taken
Alle locaties, taken en meldingen in één systeem. Per opdrachtgever en locatie ziet u wat er loopt, wat is afgerond en wat aandacht vraagt — inclusief automatisch terugkerende periodieke taken.
Inspecties en werkbonnen met bewijs
Periodieke controles voert uw team uit via digitale checklists, met foto’s als bewijs. Elke taak, groot of klein, wordt een digitale werkbon met tijdregistratie. Rapportages voor de opdrachtgever rollen er direct uit.
AI-telefoniste als vaste ingang
De AI-telefoniste neemt altijd op, 24/7, staat de melder professioneel te woord en legt de melding gestructureerd vast — klaar om als taak te worden toegewezen.
AI-assistent en ingebouwde boekhouding
De ingebouwde AI-assistent helpt bij rapportages en klantcommunicatie en ontsluit uw werkinstructies via de AI-kennisbank. Contractwerk en meerwerk worden gescheiden gefactureerd en direct geboekt in de ingebouwde boekhouding.
Waar let u op bij het kiezen van facilitair management software?
Kan het systeem meerdere opdrachtgevers met meerdere locaties aan?
De structuur bedrijf → project (locatie met eigen adres en contactpersoon) → object → werkbon of melding moet native zijn, niet een omweg via losse klantkaarten. Anders loopt u bij de tiende locatie vast.
Is bewijs van uitvoering standaard?
Foto’s, tijdstempels en afvinklijsten per taak zijn uw verantwoording richting opdrachtgever. Dat moet vanzelf ontstaan tijdens het werk, niet achteraf verzameld worden.
Eén ingang voor alle meldingen.
Telefoon, mail en app moeten samenkomen in één takenlijst. Vraag ook wat er gebeurt met telefonische meldingen als niemand kan opnemen — daar verdwijnen nu de meeste meldingen.
Kunnen onderaannemers gecontroleerd meedraaien?
Als u werk uitbesteedt, moet de verantwoording van onderaannemers in hetzelfde systeem landen als die van eigen mensen — anders blijft uw rapportage onvolledig.
Contractwerk en meerwerk gescheiden gefactureerd.
Goede facilitair management software onderscheidt wat binnen het contract valt en wat apart factureerbaar is; daar zit voor de meeste dienstverleners direct margewinst.
Meest gestelde vragen
Kan ik per opdrachtgever meerdere locaties beheren?
Ja. Locaties, objecten en taken worden per opdrachtgever gestructureerd, met eigen contactpersonen en afspraken.
Kunnen opdrachtgevers rapportages ontvangen?
Ja. Inspecties en werkbonnen worden omgezet in duidelijke rapportages met foto’s en bevindingen die u deelt met de opdrachtgever.
Hoe werkt het met terugkerende taken?
Periodieke taken en controles legt u eenmalig vast; ze verschijnen automatisch in de planning met de juiste frequentie per locatie.
Kan ik onderaannemers laten meewerken in het systeem?
Ja. Via de onderaannemersmodule plant u ze in en ontvangt u hun werkverantwoording gestructureerd terug.
Koppelt Najavo met mijn boekhoudpakket?
Najavo heeft zelf een complete boekhouding (btw-aangifte, bank, inkoopfacturen, balans en winst-en-verlies), dus een apart pakket is niet nodig. Gebruikt uw accountant e-Boekhouden, dan zet u verzonden facturen met één klik als batch door. Voor andere pakketten levert Najavo een XAF-auditfile en een journaalpostexport in Excel.
Wat gebeurt er met meldingen als niemand kan opnemen?
Uw AI-nummer wordt altijd opgenomen, 24/7. De AI-telefoniste herkent bestaande klanten, legt de melding vast als actie in uw postvak of plant direct een bezoek in, en haalt er op verzoek live een collega bij.
Blijven gegevens van mijn opdrachtgevers privé bij de AI-functies?
Ja. De AI-functies draaien op eigen servers van Najavo binnen de EU, met meerdere AI-servers voor uitwijk, en uw gegevens worden nooit gebruikt om modellen te trainen.