Eisen sluitende rittenregistratie: dit verwacht de Belastingdienst

Wat moet er in een sluitende rittenregistratie staan?

Per rit verwacht de Belastingdienst ten minste: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke, en het karakter van de rit (zakelijk of privé). Bij zakelijke ritten hoort ook het bezochte adres of de klant erbij. Ontbreken ritten of kloppen de tellerstanden niet op elkaar, dan is de registratie niet sluitend.

De 500-kilometergrens

Blijft het privégebruik op kalenderjaarbasis onder de 500 kilometer, dan vervalt de bijtelling. Let op: woon-werkverkeer telt als zakelijk, maar een omweg voor privédoeleinden niet. Wie de grens overschrijdt, betaalt bijtelling over het hele jaar — niet alleen over het meerdere.

Verklaring geen privégebruik

Met een “Verklaring geen privégebruik auto” van de Belastingdienst houdt de werkgever geen bijtelling in. De bewijslast ligt dan bij de bestuurder: bij een controle moet de sluitende registratie er gewoon zijn; de Belastingdienst kan tot vijf jaar terug navorderen en de fiscale bewaarplicht is zeven jaar. Een achteraf gereconstrueerde registratie wordt zelden geaccepteerd.

Papier, Excel of automatisch?

Handmatig bijhouden kan, maar in de praktijk sneuvelt de discipline: één vergeten week en de registratie is niet meer sluitend. Automatische registratie lost dat op. De module KM-administratie van Najavo maakt bij het afronden van een werkbon automatisch een conceptrit aan met de juiste adressen — de monteur hoeft alleen te bevestigen. Zo ontstaat een sluitende registratie als bijproduct van het normale werk, inclusief rapportage voor de accountant.

Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies. Raadpleeg bij twijfel uw boekhouder of de Belastingdienst.