Contractbeheer software: alle correspondentie op één plek
De module Correspondentie legt contracten, vergunningen, verzekeringspolissen en officiële brieven vast in één register — gekoppeld aan het juiste dossier, bewaakt op vervaldatum en geborgd met een vier-ogencontrole.
Hoe werkt de contractbeheer software?
Elk stuk — inkomend of uitgaand — legt u vast met onderwerp, datum, document en vrije kenmerken, rechtstreeks gekoppeld aan het bedrijf, de persoon, het project of de crediteur waar het bij hoort. Een verlopend stuk zet 30 dagen van tevoren vanzelf een bewakingsactie in het postvak.
- Correspondentie vastleggen met eigen kenmerkenlijst en document als bijlage
- Tabblad Correspondentie op bedrijven, personen, projecten én crediteuren — plus één centraal overzicht
- Filter “verloopt binnenkort” en automatische bewakingsactie in het postvak
- Afdelingsbeperking per stuk, afgedwongen op elk leespad
- Vier-ogencontrole met eigen goedkeurbakje op het dashboard
- Doorsturen per e-mail vanuit het eigen afzenderadres, vastgelegd in het dossier
- Volledige audittrail en zoeken op kenmerk, relatie, tekst en vervaldatum
- AI-analyse van een geüpload stuk: onderwerp, datum, afzender, samenvatting, vervaldatum en actiepunten worden voorgesteld; actiepunten worden acties
- E-mailbestanden (.eml/.msg) direct als correspondentie, met tekst en bijlagen los; import uit een ander systeem via Excel of API
Voor wie is dit?
Voor bedrijven die contracten, vergunningen en polissen van klanten, projecten en leveranciers willen bewaken — zonder losse mappen, mailboxen en bureauladen.
Wat levert het op?
Nooit meer een stilzwijgend verlengd contract of verlopen polis. Vertrouwelijke stukken alleen zichtbaar voor de juiste afdeling. En bij een audit of geschil is elk stuk in seconden terug te vinden, inclusief wie het heeft beoordeeld.
Vraag een gratis demo aan en zie in dertig minuten hoe deze module in uw bedrijf werkt.
Andere modules
Werkbonnen
Planbord
Facturatie
AI-assistent
Implementatie die werkt in de praktijk
Na de demo gaan we graag in gesprek om de huidige werkwijze goed in kaart te brengen. Op basis daarvan kijken we waar het beter en efficiënter kan en hoe we dit kunnen vertalen in Najavo.
We houden rekening met hoe u nu werkt, maar sturen ook op verbeteringen waar dat nodig is. Dat vraagt soms flexibiliteit, maar levert uiteindelijk meer overzicht en tijdswinst op.
Wat u kunt verwachten:
Advies en inrichting op maat in Najavo
Training van medewerkers op locatie of online
Ondersteuning na livegang voor vragen en optimalisatie
Waarom contractbeheer software van Najavo?
Officiële stukken raken kwijt in mailboxen en netwerkmappen, en niemand weet welke versie de laatste is. Met de contractbeheer software van Najavo staat elk stuk in één register, gekoppeld aan het dossier waar het bij hoort — van bedrijf en project tot crediteur.
Omdat het register onderdeel is van het platform, werkt alles samen: een verlopend contract wordt een actie in het postvak, goedkeuring loopt via hetzelfde vier-ogenprincipe als de boekhouding, en de audittrail legt elke stap vast.
Meest gestelde vragen
Wie kan vertrouwelijke stukken inzien?
Waarschuwt Najavo als een contract bijna verloopt?
Kan ik correspondentie doorsturen per e-mail?
Wordt vastgelegd wie een stuk heeft goedgekeurd?
Leest de AI mijn documenten uit?
Ja. Bij een geüpload stuk (pdf, Word, foto of e-mailbestand) stelt de AI onderwerp, datum, afzender, samenvatting, sleutelgegevens, vervaldatum en actiepunten voor. U bevestigt en de actiepunten worden acties in het postvak.