BRANCHES
Software voor ICT-bedrijven: storingen & projectbeheer
ICT-bedrijven combineren storingen, projecten en onderhoudscontracten in één drukke planning. Elke gemiste melding is een ontevreden klant. Najavo brengt ticketbeheer, werkbonnen en facturatie samen zodat uw technici weten waar ze aan toe zijn — van eerste melding tot gesloten ticket.
Modules voor deze branche: Postvak (Acties) | Ticketsysteem | Klantenportaal | AI-assistent | AI-telefoniste | Tijdregistratie | Projecten | Werkbonnen | Facturatie | Serviceberichten | Correspondentie
Uitdagingen voor ICT-bedrijven
ICT-dienstverleners werken met diverse klantcontracten, wisselende urgentieniveaus en technici op meerdere locaties. Het bewaken van SLA-afspraken en het bijhouden van overzicht zijn de grootste uitdagingen.
Dit zijn de grootste uitdagingen:
Meerdere klantcontracten met elk eigen SLA-afspraken — wie bewaakt nu of elke melding op tijd wordt opgepakt?
Storingen en projecten lopen door elkaar in de planning — een technicus op locatie kan niet tegelijkertijd een nieuwe melding oppakken.
Meerwerk bij ICT-opdrachten wordt mondeling afgesproken maar niet geregistreerd — en verdwijnt zo van de factuur.
Uw technicus staat bij een klant zonder contractafspraken of werkhistorie bij de hand — elk bezoek begint opnieuw bij nul.
De telefoon gaat terwijl uw technicus bij een klant is — een gemiste melding is snel een ontevreden klant of een verlopen SLA.
Hoe lossen we dit op?
Daar hebben wij iets op bedacht.
Storingen en projecten in één planning
Najavo beheert tickets, projecten en onderhoudscontracten in één planning. Per melding ziet u de categorie met de afgesproken reactie- en oplostermijn, welke technicus beschikbaar is en hoe ver de uitvoering gevorderd is.
Digitale werkbonnen met uren en materialen
Uw technicus registreert op locatie direct de gewerkte uren, gebruikte materialen en uitgevoerd meerwerk. Alles wordt vastgelegd op de digitale werkbon en gekoppeld aan de juiste opdracht. Zo staat ook mondeling afgesproken meerwerk klaar voor de facturatie.
AI-telefoniste voor storingsmeldingen
Kan uw technicus de telefoon niet opnemen? De AI-telefoniste neemt de oproep aan, vraagt de benodigde informatie uit en legt de storingsmelding direct vast. Zo kan uw team de melding daarna gericht opvolgen.
AI-assistent en ingebouwde boekhouding
De ingebouwde AI-assistent helpt bij offerteteksten en klantberichten en geeft planningssuggesties op basis van beschikbaarheid en locatie. Goedgekeurde werkbonnen worden met één klik facturen in de ingebouwde boekhouding — zonder apart pakket.
Waar let u op bij het kiezen van software voor ICT-bedrijven?
Liever eerst zien hoe het in de praktijk werkt? Lees het klantverhaal van IT-beheerder Sysplex ICT en Services: ticketsysteem, urenregistratie, facturatie en AI-telefoniste in één systeem.
Vraag een gratis demo aan en zie in dertig minuten hoe Najavo voor uw bedrijf werkt.
Bewaakt het systeem reactie- en oplostermijnen?
ICT-bedrijven werken met strikte reactietijden. U heeft een systeem nodig dat per soort melding de eerste-reactietermijn en oplostermijn in werkuren bewaakt, te late meldingen apart zet en een SLA-rapport per medewerker en per week oplevert.
Hoe eenvoudig is het vastleggen van meerwerk?
Meerwerk bij ICT-opdrachten is de norm. Als het vastleggen van extra uren meer dan twee tikken kost, doen uw technici het niet consequent. Vraag bij een demo hoe dat precies werkt.
Werkt de app ook op locaties met slechte verbinding?
Technici wisselen van telefoon en tablet. Vraag of de app in de browser van elk toestel werkt en als app te installeren is, zonder appstore en zonder updates door monteurs.
Is klanthistorie beschikbaar op locatie?
Een technicus op locatie moet direct zien welk contract er geldt en wat er eerder is gedaan. Dat bespaart uitzoekwerk en verhoogt klanttevredenheid.
Wat kost het inclusief alles?
Reken de totaalprijs door met de modules die u echt gebruikt. Aanbieders met losse pro-pakketten voor projectbeheer of meerwerk zijn op papier goedkoop en in de praktijk niet.
Meest gestelde vragen
Is Najavo geschikt voor kleine ICT-bedrijven?
Ja. Ook met twee of drie technici verdient de software zich terug: minder uitzoekwerk, geen vergeten facturatie en de AI-telefoniste vangt oproepen op terwijl u bij een klant bent.
Kan ik SLA-termijnen bewaken?
Ja. Per categorie melding stelt u een eerste-reactietermijn en een oplostermijn in, berekend in werkuren volgens uw rooster. Te late meldingen staan in de map Reactie te laat, meldingen die te lang op reactie wachten krijgen automatisch een herinnering naar de klant, en het SLA-rapport toont per medewerker en week het percentage binnen de termijn.
Hoe registreer ik meerwerk bij een project?
Uw technicus voegt meerwerk met een paar tikken toe aan de openstaande werkbon. Het extra werk, de uren en de materialen worden direct vastgelegd en komen automatisch op de factuur.
Kunnen technici ook remote werk registreren?
Ja. Technici kunnen werkbonnen invullen voor zowel locatiebezoeken als remote sessies. Alle uren en bevindingen worden op dezelfde manier vastgelegd.
Koppelt Najavo met mijn boekhoudpakket?
Najavo heeft zelf een complete boekhouding (btw-aangifte, bank, inkoopfacturen, balans en winst-en-verlies), dus een apart pakket is niet nodig. Gebruikt uw accountant e-Boekhouden, dan zet u verzonden facturen met één klik als batch door. Voor andere pakketten levert Najavo een XAF-auditfile en een journaalpostexport in Excel.
Blijven mijn klantgegevens privé bij gebruik van de AI-functies?
Ja. De AI-functies draaien op eigen servers van Najavo binnen de EU, met meerdere AI-servers voor uitwijk, en uw gegevens worden nooit gebruikt om modellen te trainen.