AI telefoniste voor het MKB: altijd bereikbaar zonder extra personeel
Tijdens het werk komt een telefoontje vaak ongelegen. U moet uw werk onderbreken of u heeft geen tijd om op te nemen — terwijl u klanten wel goed wilt helpen. Dat zorgt voor onrust, gemiste opdrachten en minder focus. De AI-telefoniste van Najavo (ook wel AI-telefoonassistent genoemd) lost dit op: zij neemt de telefoon voor u op en brengt de vraag van de klant duidelijk in kaart, zodat u op een passend moment goed voorbereid kunt terugbellen.
Het probleem: telefoon op het verkeerde moment
Elke ondernemer kent het. U bent midden in een klus, in gesprek met een klant of bezig met iets dat volle concentratie vraagt — en dan gaat de telefoon. U heeft de keuze: opnemen en uw werk onderbreken, of niet opnemen en mogelijk een klant mislopen.
- Telefoontjes onderbreken het werk op het slechtste moment
- Niet opnemen kost mogelijk een nieuwe opdracht of klant
- Terugbellen zonder context kost extra tijd en zorgt voor een slechte indruk
- Buiten kantoortijden bereikbaar zijn is onmogelijk zonder extra personeel
Wist u dat?Onderzoek toont aan dat meer dan 60% van de bellers niet terugbelt als ze geen gehoor krijgen. Elke gemiste oproep is een potentiële gemiste opdracht.
Focus op het echte werk
Met de AI-telefoniste kan het werk ongestoord doorgaan. Er hoeft niet steeds naar de telefoon te worden gegrepen en er zijn geen onverwachte onderbrekingen tijdens het werk. De aandacht blijft bij de klus die op dat moment wordt uitgevoerd, zonder te schakelen tussen werk en telefoongesprekken.
Wat levert dat op?
- Meer rust — geen onderbroken concentratie meer tijdens het werk
- Hogere kwaliteit — volle aandacht voor de klus die op dat moment loopt
- Minder stress — u weet dat elke beller professioneel wordt geholpen
- Meer tijd — geen tijd meer kwijt aan telefoontjes op ongelegen momenten
Klanten worden altijd te woord gestaan
Iedere klant wordt altijd netjes te woord gestaan, ook wanneer u geen gelegenheid heeft om zelf op te nemen. De AI-telefoniste stelt de klant gerichte vragen en brengt de vraag duidelijk in kaart.
- Klant belt in De AI-telefoniste neemt direct op — professioneel en vriendelijk, precies zoals u dat wilt.
- Gerichte vragen stellen De AI stelt de juiste vragen om de situatie volledig in kaart te brengen: wat is de vraag, wat is de urgentie, wat zijn de gegevens?
- Informatie vastleggen Alles wordt direct overzichtelijk vastgelegd in Najavo. U ziet het zodra u een moment heeft.
- Klant krijgt duidelijkheid De AI-telefoniste geeft aan dat u op een later moment terugbelt. De klant weet waar hij aan toe is — geen onzekerheid, geen frustratie.
Altijd professioneelDe AI-telefoniste werkt precies zoals u dat wilt — met uw eigen toon, uw eigen vragen en uw eigen werkwijze. Geen standaard robotstem, maar een assistent die past bij uw bedrijf.
Voorbereid terugbellen
De AI-telefoniste brengt de vraag van de klant in kaart en zet alle informatie overzichtelijk voor u klaar in Najavo. Daardoor is direct duidelijk wat er speelt en wat er nodig is — nog voordat u terugbelt.
- Direct inzicht in wat de klant heeft gevraagd
- Tijd om vooraf de planning en beschikbaarheid te controleren
- Mogelijkheid om alvast een passende oplossing te bedenken
- Terugbellen vanuit kennis — geen verrassingen meer in het gesprek
Terugbellen gebeurt zo goed voorbereid en doelgericht. Dat bespaart tijd en zorgt voor een efficiënte afhandeling — voor u én voor de klant.
Wat is er voor nodig?
De AI-telefoniste is eenvoudig in te stellen en snel operationeel. Er zijn drie dingen nodig:
- Een telefoonnummer Dit nummer wordt gekoppeld aan Najavo. Kan een nieuw nummer zijn of een doorschakeling van uw bestaande nummer.
- De AI-module in Najavo De AI-telefoniste is onderdeel van de AI-module. Samen met uw Najavo-omgeving wordt alles naadloos gekoppeld.
- Een prompt op maat Er wordt een prompt opgesteld die bepaalt hoe de AI reageert, welke vragen worden gesteld en wat er na het gesprek gebeurt. Volledig afgestemd op uw werkwijze.
Instelbaar en verfijnbaarNa de eerste inrichting kunnen de instellingen verder worden verfijnd. De AI-telefoniste leert mee en past zich aan op basis van uw feedback — zodat alles steeds beter aansluit op de praktijk.
Met en zonder AI-telefoniste
| Situatie | Zonder AI-telefoniste | Met AI-telefoniste |
|---|---|---|
| Telefoon tijdens werk | Werk onderbreken of niet opnemen | AI neemt op, werk gaat door |
| Gemiste oproepen | Klant belt niet terug, opdracht weg | Altijd opgenomen, niets gemist |
| Terugbellen | Onvoorbereid, context onbekend | Volledig voorbereid via Najavo |
| Buiten kantooruren | Niet bereikbaar | AI neemt altijd op |
| Klanttevredenheid | Klant weet niet waar hij aan toe is | Klant krijgt direct duidelijkheid |
| Extra personeel nodig | Receptionist of telefoniste | Nee — AI doet het werk |
Nooit meer een gemiste oproep
De AI-telefoniste van Najavo zorgt dat u altijd bereikbaar bent — zonder uw werk te onderbreken. Professioneel, slim en volledig afgestemd op uw bedrijf.
Meest gestelde vragen
Is een AI-telefoniste hetzelfde als een AI-telefoonassistent?
Ja. AI-telefoniste, AI-telefoonassistent, AI-telefonist en AI-receptionist zijn verschillende namen voor dezelfde dienst: een AI die uw zakelijke telefoon opneemt, vragen beantwoordt en terugbelverzoeken of afspraken vastlegt. Bij Najavo heet het de AI-telefoniste, omdat zij namens uw bedrijf opneemt zoals een telefoniste dat doet, maar dan altijd, 24/7.
Klinkt de AI-telefoniste als een echte medewerker?
De AI-telefoniste spreekt vloeiend Nederlands en is ingesteld met uw eigen toon en werkwijze. De meeste bellers ervaren het gesprek als professioneel en vriendelijk. U bepaalt zelf hoe de AI zich voorstelt en welke vragen zij stelt.
Kan ik mijn bestaande telefoonnummer gebruiken?
Ja, dat kan via een doorschakeling van uw bestaande nummer naar het gekoppelde AI-nummer. U kunt ook kiezen voor een nieuw telefoonnummer specifiek voor de AI-telefoniste. Najavo helpt u bij de inrichting.
Wat gebeurt er met de informatie die de AI verzamelt?
Alle gespreksgegevens worden direct en overzichtelijk vastgelegd in uw Najavo-omgeving. U ziet een samenvatting van het gesprek, de vraag van de klant en de contactgegevens — zodat u volledig voorbereid kunt terugbellen.
Werkt de AI-telefoniste ook buiten kantooruren?
Ja, de AI-telefoniste is 24/7 beschikbaar. Of een klant nu belt om 8 uur ’s ochtends of ’s avonds laat — de AI neemt altijd professioneel op en legt de informatie vast voor u.
Hoe snel is de AI-telefoniste operationeel?
Na het instellen van het telefoonnummer en de prompt is de AI-telefoniste snel operationeel. Najavo begeleidt u bij de inrichting en verfijning zodat alles goed aansluit op uw praktijk. De meeste bedrijven zijn binnen enkele dagen live.
Is de AI-telefoniste onderdeel van het Najavo pakket?
De AI-telefoniste is een module die beschikbaar is binnen Najavo. De AI-telefoniste zit in de module AI-assistent (€ 9,00 per gebruiker per maand); daar komen € 12,00 per telefoonnummer per maand en € 0,09 per belminuut bij. Bekijk de prijsindicatie op najavo.nl of neem contact op voor een offerte op maat.
Benieuwd wat Najavo voor uw bedrijf kan doen?
Vraag een gratis demo aan en zie in 30 minuten hoe Najavo uw buitendienst en administratie eenvoudiger maakt.