BRANCHES
Inspectie software | van digitale checklist tot rapport en certificaat
Bij inspectie- en keuringswerk is het rapport het product. De inspectie zelf duurt een uur; het uitwerken van bevindingen, foto’s en conclusies kostte tot voor kort vaak nog eens zoveel tijd. Inspectie software zoals Najavo draait dat om: uw inspecteur werkt digitale lijsten af op locatie en het rapport of certificaat is klaar op het moment dat de inspectie klaar is.
Modules voor deze branche: Inspecties | Keuringen | Objecten | Maatwerkvelden | Werkbonnen | Planbord | Facturatie | AI-assistent
Vraag een gratis demo aan en zie in dertig minuten hoe Najavo voor uw bedrijf werkt.
Uitdagingen voor inspectie- en keuringsbedrijven
Of u nu speeltoestellen, installaties, machines of gebouwen keurt: het bedrijf leeft van volume en betrouwbaarheid.
Dit zijn de grootste uitdagingen:
Uitwerken, foto’s invoegen, opmaken: rapportage kost meer tijd dan de inspectie zelf.
Tien inspecteurs, tien schrijfstijlen — opdrachtgevers verwachten uniforme, vergelijkbare rapporten.
Keuringen verlopen; klanten verwachten dat ú weet wanneer de volgende beurt moet. Wie dat mist, verliest het contract.
Een afkeur betekent herstel en herinspectie — zonder systeem verdwijnt die opvolging in mailboxen.
Tijdens een keuring neemt uw inspecteur niet op, maar nieuwe aanvragen komen juist telefonisch binnen.
Hoe lossen we dit op?
Daar hebben wij iets op bedacht.
Digitale inspectielijsten op maat
Voer inspecties uit via digitale lijsten die aansluiten op uw keuringsprotocollen. Bevindingen, metingen en foto’s worden per punt vastgelegd; verplichte velden voorkomen onvolledige rapporten.
Rapporten en certificaten direct gegenereerd
Zodra de lijst compleet is, genereert Najavo direct een duidelijke rapportage of certificaat in uw huisstijl. Het verloopoverzicht toont per object wat verlopen is of binnenkort verloopt; met terugkerend onderhoud staat de herkeuring vanzelf op het planbord.
AI-telefoniste voor aanvragen uit het veld
Staat uw hele team op locatie? De AI-telefoniste neemt altijd op, 24/7, staat de beller professioneel te woord en legt aanvragen gestructureerd vast. Geen voicemail, geen gemiste opdracht.
AI-assistent en ingebouwde boekhouding
De ingebouwde AI-assistent helpt bevindingen helder en uniform te formuleren, zodat rapporten van verschillende inspecteurs dezelfde kwaliteit hebben. Afgeronde keuringen worden direct gefactureerd vanuit de ingebouwde boekhouding.
Waar let u op bij het kiezen van inspectie software?
Zijn de checklists echt op maat te maken?
Uw keuringsprotocollen zijn uw product. Het systeem moet uw eigen inspectiepunten, verplichte velden, meetwaarden en foto-eisen ondersteunen — geen generieke standaardlijst waar u omheen moet werken.
Is het rapport klaar op locatie?
Het hele rendement zit in het schrappen van de naverwerking. Als het rapport alsnog op kantoor moet worden opgemaakt, verandert er weinig aan uw dagproductie.
Bewaakt het systeem keuringscycli zelf?
Herkeuringstermijnen per object moeten automatisch tot planning leiden. Dat is niet alleen efficiëntie: klanten proactief benaderen vóór de vervaldatum is het sterkste klantbehoud in deze branche.
Hoe uniform zijn de rapporten bij tien inspecteurs?
Vraag hoe het systeem consistentie afdwingt — vaste structuren, verplichte velden en AI-ondersteuning bij het formuleren van bevindingen.
Sluit facturatie direct aan op de keuring?
Elke afgeronde keuring moet zonder tussenstap factureerbaar zijn, anders ontstaat er alsnog een administratiestapel.
Meest gestelde vragen
Kan ik eigen inspectielijsten en protocollen gebruiken?
Ja. Inspectielijsten worden met de module Maatwerkvelden ingericht op uw keuringsprotocollen, met verplichte velden, foto-eisen en metingen per inspectiepunt.
Genereert Najavo ook certificaten?
Ja. Na een goedgekeurde inspectie genereert u direct duidelijke rapporten of certificaten in uw eigen sjabloon die u met de klant deelt.
Bewaakt het systeem herkeuringstermijnen?
Ja. Keuringscycli worden per object vastgelegd; herkeuringen verschijnen automatisch in de planning vóór de vervaldatum.
Kunnen foto's per inspectiepunt worden vastgelegd?
Ja. Foto’s worden gekoppeld aan het specifieke inspectiepunt, zodat elke bevinding visueel onderbouwd is in het rapport.
Koppelt Najavo met mijn boekhoudpakket?
Najavo heeft zelf een complete boekhouding (btw-aangifte, bank, inkoopfacturen, balans en winst-en-verlies), dus een apart pakket is niet nodig. Gebruikt uw accountant e-Boekhouden, dan zet u verzonden facturen met één klik als batch door. Voor andere pakketten levert Najavo een XAF-auditfile en een journaalpostexport in Excel.
Wordt opvolging na een afkeur bewaakt?
Ja. Afgekeurde punten worden als taak vastgelegd, zodat herstel en herinspectie ingepland en aantoonbaar afgerond worden.
Blijven inspectiegegevens van opdrachtgevers privé bij de AI-functies?
Ja. De AI-functies draaien op eigen servers van Najavo binnen de EU, met meerdere AI-servers voor uitwijk, en uw gegevens worden nooit gebruikt om modellen te trainen.